En manglende lyspære, et glatt inngangsparti eller en overfylt avfallsbeholder kan virke som små saker. Når de ikke blir fulgt opp, påvirker de likevel både sikkerhet, trivsel og inntrykket av eiendommen. Valget mellom egen vaktmester versus ekstern leverandør handler derfor om mer enn hvem som kan utføre en oppgave. Det handler om hvem som tar ansvar for at hverdagen på eiendommen fungerer.
For borettslag, næringsbygg, offentlige lokaler og andre eiendommer i Nes-området finnes det ikke ett riktig svar. Noen har nok løpende arbeid til å forsvare en fast ansatt. Andre får bedre kontroll og større fleksibilitet med en lokal leverandør. Det viktigste er å vurdere behovet slik det faktisk er - gjennom hele året, ikke bare i en travel uke.
Når passer en egen vaktmester?
En egen vaktmester kan være en god løsning for store eiendommer med høy aktivitet hver dag. Det gjelder særlig bygg med mange brukere, egne tekniske anlegg, flere fellesarealer og et jevnt behov for praktisk tilsyn. En fast person på stedet kjenner bygget, beboerne og rutinene. Det kan gjøre terskelen lavere for å oppdage små feil før de utvikler seg til større problemer.
Den største styrken er tilgjengeligheten. Når vaktmesteren allerede er på eiendommen, kan mange oppgaver løses raskt. Det kan være enkelt vedlikehold, oppfølging av fellesarealer, kontroll av dører og belysning eller kontakt med håndverkere som skal inn i bygget. For enkelte virksomheter gir dette en opplevd trygghet som er verdifull.
Samtidig må behovet være stort og stabilt nok. En fulltidsstilling innebærer langt mer enn lønn. Arbeidsgiver må også beregne kostnader til ferier, sykefravær, pensjon, forsikringer, opplæring, arbeidstøy, utstyr og administrasjon. Dersom oppgavemengden varierer mye, kan det oppstå perioder der ressursen ikke blir brukt godt nok - eller perioder der én person ikke strekker til.
Sårbarhet ved fravær
En fast vaktmester kan kjenne eiendommen svært godt, men driften blir også sårbar dersom vedkommende er syk, har ferie eller slutter. Da må noen andre overta, ofte uten samme lokalkunnskap eller tydelige rutiner. Dette er et spørsmål styret, gårdeieren eller driftsansvarlig bør ta på alvor før de velger ansettelse.
Det er også verdt å tenke over hvilke oppgaver den ansatte faktisk skal dekke. Vaktmesteroppgaver, renhold, snørydding, feiing og mindre utearbeid krever ulikt utstyr og ulik kapasitet. En person kan håndtere mye, men ikke nødvendigvis alt på samme tid når været skifter eller flere behov oppstår samtidig.
Egen vaktmester versus ekstern leverandør i praksis
En ekstern leverandør kan gi en annen type trygghet: Dere kjøper en avtalt kapasitet, med flere ressurser i bakhånd når behovet øker. I stedet for å være avhengig av én person, får dere en samarbeidspartner som kan planlegge faste oppgaver og stille opp når sesongen eller situasjonen krever det.
Dette passer godt for eiendommer der behovet varierer. Om sommeren kan oppmerksomheten være rettet mot ryddige uteområder, feiing og vedlikehold. Når vinteren kommer, blir snørydding, strøing og kontroll av glatte partier viktigere. En ekstern leverandør kan tilpasse bemanning og utstyr etter oppgavene, uten at dere trenger å bygge opp egen kapasitet for hver enkelt sesong.
For mange er det også enklere å ha én kontaktperson for den praktiske driften. Når vaktmestertjenester, renhold og vedlikehold av uteområder ses i sammenheng, blir det færre leverandører å følge opp og færre beskjeder som faller mellom to stoler. Det sparer tid for styret, administrasjonen eller den som har ansvar for bygget til daglig.
Men en ekstern leverandør må velges med omtanke. Den beste avtalen er ikke nødvendigvis den med lavest timepris. Dersom leverandøren ikke kjenner eiendommen, er vanskelig å få tak i eller har uklare rammer for hva som inngår, kan en tilsynelatende rimelig løsning bli dyr i oppfølging. Nærhet, faste kontaktlinjer og tydelige avtaler betyr mye.